Unzufriedener Kunde telefoniert mit Kundenservice
05.07.2024

Ursachen für Kundenunzufriedenheit

Die Zufriedenheit Ihrer KundInnen ist das Herzstück eines erfolgreichen Unternehmens. Gerade für Internet Service Provider und Telekommunikationsunternehmen ist es unerlässlich, die Ursachen von KundInnenunzufriedenheit zu kennen und gezielt zu bekämpfen. Untersuchungen zeigen, dass KundInnen eher negative Erfahrungen teilen als positive – bei einer negativen Service-Erfahrung sogar doppelt so oft wie bei einer negativen Produkterfahrung. 

Zudem ist nicht jede Art der Unzufriedenheit gleich. Studien belegen, dass gesteigerte Emotionen wie Reue, Enttäuschung oder Wut schneller zu Beschwerden führen als bloße Unzufriedenheit. Dies bedeutet, dass die Intensität der negativen Gefühle eine wesentliche Rolle spielt, ob und wie stark KundInnen ihre Unzufriedenheit äußern.

Hier sind die häufigsten Ursachen für unzufriedene KundInnen und wie man ihnen entgegenwirken kann. 

 

1. Langsame Reaktionszeiten

Nichts frustriert KundInnen mehr als lange Wartezeiten. Studien belegen, dass KundInnen im Durchschnitt 43 Tage ihres Lebens in Warteschleifen verbringen. Zeit ist für viele Menschen kostbar, und unnötige Verzögerungen können zu Ärger und Frustration führen.

Lösung: Implementieren Sie ein effizientes System zur Anrufweiterleitung und sorgen Sie dafür, dass genügend Mitarbeitende zur Verfügung stehen, um die Anfragen zügig zu bearbeiten. Automatisierte Rückrufsysteme können ebenfalls helfen, Wartezeiten zu reduzieren. Bieten Sie Ihren KundInnen die Möglichkeit, häufige Probleme selbst zu lösen, indem Sie ein umfassendes Online-Selbsthilfeportal oder eine Self-Service App bereitstellen. FAQs, Video-Tutorials und Schritt-für-Schritt-Anleitungen können helfen, einfache Anfragen schnell und effizient zu bearbeiten.

 

2. Ungenaue Informationen

Es ist unerlässlich, dass die Informationen, die KundInnen erhalten, korrekt und hilfreich sind. Falsche oder ungenaue Auskünfte können schnell zu Unzufriedenheit führen.

Lösung: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig und stellen Sie sicher, dass sie über die neuesten Informationen und Updates zu Produkten und Dienstleistungen informiert sind. Eine gut strukturierte und leicht zugängliche Wissensdatenbank kann KundInnen helfen, selbst schnell die richtigen Informationen zu finden, ohne auf eine Antwort vom Kundenservice warten zu müssen.

 

3. Schwierige Erreichbarkeit

Wenn KundInnen Probleme haben, überhaupt jemanden zu erreichen, um ihre Anliegen zu klären, steigt die Unzufriedenheit schnell an. Kontaktformulare oder versteckte Kontaktdaten sind oft ein Ärgernis.

Lösung: Bieten Sie mehrere Kontaktkanäle an, wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Chat-Optionen. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen leicht auffindbar sind. Ermöglichen Sie es den KundInnen, über ein Self-Service Portal  Anfragen zu stellen und den Status ihrer Anfragen zu verfolgen. Dies reduziert die Notwendigkeit, den Kundenservice direkt zu kontaktieren, und bietet dennoch eine schnelle Lösung für viele Anliegen.

 

4. Mangelnde Transparenz

KundInnen wollen wissen, wo sie stehen. Sei es der Fortschritt einer Anfrage oder der Status einer Bestellung – fehlende Informationen führen zu Unsicherheit und Frustration. Einer Harvard-Studie zufolge sind KundInnen weniger ungeduldig, wenn sie den Fortschritt verfolgen können. 

Lösung: Informieren Sie Ihre KundInnen proaktiv über den Status ihrer Anfragen und Bestellungen. Ein Online-Tracking-System kann hier Abhilfe schaffen und Transparenz schaffen.

 

Kundenservice optimieren Whitepaper wird auf Tablet gelesen.
Whitepaper

KUNDENZUFRIEDEN­HEIT MESSEN

Die Messung der Kundenzufriedenheit ist ein unverzichtbares Instrument, um den Kundenservice zu optimieren und eine starke Kundenbindung aufzubauen. Mehr dazu im Whitepaper erfahren!
Kundenservice optimieren Whitepaper wird auf Tablet gelesen.

5. Unflexibilität

Starre Verträge und unflexible Servicebedingungen können bei KundInnen das Gefühl von Machtlosigkeit hervorrufen und negative Gefühle gegenüber dem Anbieter verstärken.

Lösung: Bieten Sie flexible Vertragsbedingungen und kulante Lösungen an. Kundenfreundliche Rückgabe- und Kündigungsoptionen tragen wesentlich zur Zufriedenheit bei.

 

6. Unfreundlichkeit

Unfreundliche oder desinteressierte Kundenservice-Mitarbeitende können die gesamte Erfahrung der KundInnen ruinieren. In einer Studie von PwC gaben 60% der TeilnehmerInnen an, dass unfreundlicher Kundenservice ein Grund für schlechte Customer Experience ist.

Lösung: Fördern Sie eine freundliche und hilfsbereite Kundenservice-Kultur. Regelmäßige Schulungen im Bereich Kundenkommunikation und Freundlichkeit sind hier entscheidend.

 

7. Produktprobleme

Funktionieren Produkte nicht wie erwartet, führt das schnell zu Unzufriedenheit. Besonders gravierend wird es, wenn Basis-Funktionen nicht erfüllt werden.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Produkte den Qualitätsstandards entsprechen und alle Basisfunktionen zuverlässig funktionieren. Nehmen Sie Kundenfeedback ernst und nutzen Sie es zur kontinuierlichen Produktverbesserung.

 

8. Missverständnisse in der Kommunikation

Unbedachte oder missverständliche Werbebotschaften können bei KundInnen auf Ablehnung stoßen. Ein berühmtes Beispiel ist die Pepsi-Werbung, die weltweite Proteste auslöste.

Lösung: Überprüfen Sie Ihre Kommunikationsstrategie gründlich und stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaften klar und verständlich sind. Berücksichtigen Sie kulturelle Unterschiede und mögliche Interpretationen Ihrer Werbung.

 

9. Werte-Konflikte

Einer Studie von Sprout Social  zufolge erwarten KundInnen von Unternehmen, dass sie ethische und soziale Werte vertreten. Geteilte Werte schaffen Vertrauen. Wenn Unternehmen gegen diese Werte verstoßen, kann dies zu massiven Vertrauensverlusten führen.

Lösung: Kommunizieren Sie Ihre Unternehmenswerte klar und handeln Sie entsprechend. Ehrlichkeit und Transparenz sind hier die Schlüssel, um Vertrauen aufzubauen und zu erhalten.

 

Fazit

Indem Sie diese häufigen Ursachen für Kundenunzufriedenheit adressieren, können Sie nicht nur die Zufriedenheit Ihrer KundInnen verbessern, sondern auch ihre Loyalität stärken. Zufriedene KundInnen bleiben länger, teilen positive Erfahrungen und tragen so zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens bei.

 

Author Image

Als Expertin für Social Media ist Johanna immer am Zahn der Zeit und hat ein intuitives Gespür für Trends und Entwicklungen im Bereich Kundenservice.

Mehr entdecken

Knowhow

Self-Service Apps

Leuchtende Glühbirne auf blauem Hintergrund

WHITEPAPER

Checkliste: Ist ihr Unternehmen bereit für Self-Service?

Whitepaper Mockup Ist ihr Unternehmen bereit für Self-Service?

Video

Erleben Sie die Lösung in unserem neuen Video!

Live Demo

Erfahren Sie mehr über die Potentiale unserer Lösung!

Portrait Florian Franzl

Ähnliche Beiträge

card_image

Die Grenzen von Chatbots im technischen Kundensupport

28.06.2024

Chatbots sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden und bieten...

mehr lesen
card_image

Die Bedeutung von Datenschutz im Kundenservice

19.06.2024

Eines der wertvollsten Güter für Unternehmen sind die persönlichen Daten ihrer...

mehr lesen
card_image

Das macht einen guten Kundenservice aus

29.05.2024

Ein hervorragender Kundenservice ist entscheidend für den Erfolg jedes Unternehmens. Besonders...

mehr lesen